Phoenix opleidingen slaat efficiencyslag door samenwerking met PM en de realisatie van het Supervisie project

Phoenix Opleidingen is expert op het gebied van persoonlijke groei en professionele ontwikkeling. Iedereen die zijn eigen potentie voluit wil leren leven, kan hier terecht. Een plek voor wie vastloopt in het leven en weer in beweging wil komen, maar ook voor wie verlangt naar duurzame groei en zich persoonlijk of professioneel verder wil ontwikkelen of scholen.

PM Networking is nu al lange tijd verantwoordelijk voor het gehele ICT-beheer binnen Phoenix Opleidingen en wij leveren alle benodigde hard- & software en ICT-vraagstukken en projecten worden structureel door PM ondersteund. Je kunt als het ware spreken van een ICT-verlengstuk voor de Phoenix organisatie. Marieke van Kernebeek verantwoordelijke voor het ICT-beleid bij Phoenix geeft aan dat “zelfs wanneer er trajecten plaatsvinden i.s.m. derde partijen, dat zij altijd kunnen rekenen op de ondersteuning van PM!”

Door de continue samenwerking tussen PM Networking en Phoenix Opleidingen zijn beide partijen vaak met elkaar in gesprek en worden alle ICT gerelateerde zaken nauw in de gaten gehouden. Tijdens één van die momenten kwam wederom een probleem ter sprake, welke telkens leek terug te keren. Het ging om het traject waarbij de trainers van Phoenix in een zelf gecreëerde Excel, met allerlei macro’s etc. hun supervisie uren moesten bijhouden om zo de facturatie op de juiste manier te kunnen afronden. Het bijhouden van supervisie uren is belangrijk, omdat dit uren zijn buiten het geven van workshops en opleidingen en deze worden dus met een ander tarief gefactureerd. De Excel zorgde al regelmatig voor problemen doordat het niet altijd op de juiste manier gebruikt werd en ook het werken vanuit de Cloud, dat Phoenix op dat moment toepaste was geen goede combinatie met de huidige Excel oplossing. Dus na de zoveelste vraag om ondersteuning vanuit PM networking om dit op de juiste manier te laten werken, zei PM is het niet een idee om hier een maatwerk oplossing voor te ontwikkelen die ervoor zorgt dat alles i.p.v. handmatig, geautomatiseerd kan worden doorgevoerd en direct kan worden gekoppeld aan jullie Exact boekhoudsysteem.

Dit liet Phoenix Opleidingen zich niet een tweede keer zeggen en dus hebben beide partijen wederom de handen ineengeslagen om ook dit ‘Supervisie traject’ naar een hoger niveau te tillen. PM had al veel kennis in huis over de huidige gang van zaken en de manier waarop er op dat moment werd gewerkt door Phoenix Opleidingen. Het was dus vooral directe focus op hoe kunnen wij dit aanvliegen en wat is ervoor nodig om te automatiseren. De eerste keuze die er werd gemaakt was dat er geen Excel meer zou worden toegepast!

Phoenix Opleidingen werkt met CAPP dat is naast een cursusadministratie ook een Leer Management Systeem welke wordt ingezet om alle data over de trainers, workshops en opleidingen en inschrijfgegevens van cursisten in op te slaan en administratief bij te houden. Wanneer er bijv. een inschrijving is, wordt de desbetreffende cursist incl. alle bijbehorende informatie daarin geplaatst. Dit systeem was dan ook één van de sleutels in het automatiseren van het Supervisie traject.

Eén van de belangrijkste factoren in de maatwerkoplossing was/ is CAPP, dit is de motor/ de bron achter de informatie die nodig is om vanuit Exact goed te kunnen factureren. Deze verantwoordelijkheid voor het op de juiste wijze up-to-date houden van CAPP ligt bij het secretariaat van Phoenix. Marieke van Kernebeek- Hoofd Secretariaat van Phoenix Opleidingen, is met haar afdeling verantwoordelijk voor het administratief bijhouden van CAPP. “Zij geeft aan dat het toepassen van deze maatwerkoplossing bijdraagt aan efficiëntie, vereenvoudiging en dat het niet langer zorgt voor een dubbele administratie. Vanuit onze afdeling zijn wij altijd op zoek naar optimalisatie en efficiëntie en daar werkt deze oplossing zeer aan mee!”

Naast de rol vanuit het secretariaat werd er ook nauw samengewerkt met de afdeling Financiën. Zij zijn als afdeling vanzelfsprekend verantwoordelijk voor het facturatieproces. De samenwerking tussen beide afdelingen maakte ook dat er vanuit twee kanten kritisch werd gekeken naar hoe het voor beide partijen zo optimaal mogelijk kon worden ingericht. Marjorie Molensky – Hoofd Financiën van Phoenix opleidingen geeft aan; “Wij hebben als afdeling Financiën & Secretariaat samengewerkt en in de afgelopen jaren is de Excel incl. macro’s etc. ontstaan als tussenoplossing in onze weg naar digitalisering.  De troubleshooting omtrent de (synchronisatie) problemenstaat ver af van mijn standaard werkzaamheden en het kostte ook veel tijd, die we mijns inziens beter konden besteden. Het traject om er een maatwerkoplossing voor te gaan creëren, kwam op een lastig moment gezien we bezig waren met het optimaliseren van een aantal procedures en ook een overgang aan het maken waren naar een nieuw boekhoudpakket. Maar door het samen aan te vliegen met Marieke en de ondersteuning vanuit PM, is het toch gelukt en is er een zeer mooie professionaliseringslag gemaakt!

"PM kan vanuit de techniek de vertaling maken naar een oplossing die voor ons werkt"

De oplossing die nu door PM is gemaakt is een koppeling ofwel ‘vertaalmachine’ zoals Phoenix het noemt vanuit CAPP rechtsreeks naar het boekhoudpakket Exact. De maatwerkoplossing is een applicatie, waarin je overzichtelijk vanuit een kalender de dagen kunt selecteren, daarna klik je verder en kun je de data die nodig is vanuit CAPP gemakkelijk automatisch selecteren via een aantal invulvelden. Ook is het zo dat wanneer er bijv. specifieke tarieven zijn afgestemd, en dit is in CAPP aan de cursist en/of cursus gekoppeld, dit automatisch wordt meegenomen in de vertaling naar Exact via het invulformulier.  Zie afbeelding voor de applicatieschermen:

Wanneer wij aan Marieke en Marjorie vragen om terug te kijken op het uiteindelijke resultaat en het bijbehorende traject geven zij aan dat het goed is dat er zo nauw wordt samengewerkt met PM als ICT-partner. Het is zo fijn dat wij een probleem zien, PM ziet het ook en zij kunnen dan vanuit de techniek de vertaling maken naar een oplossing die voor ons werkt. Zo wordt ons leven eenvoudiger en professionaliseren we onze processen en procedures.   

De oplossing is inmiddels in gebruik genomen en levert de gewenste efficiency, het gemak en zorgt niet langer voor onnodige frustraties! Wij kunnen dus spreken van een succesvol afgerond project en wederom een mooie samenwerking tussen beide partijen, welke zeker niet de laatste zal zijn.