Urenregistratie via Outlook, wordt direct geregistreerd in boekhoudsysteem 


 

De vraag vanuit deze onderwijsorganisatie was duidelijk, zij werken met vele onderwijzers en deze moeten op een simpele wijze (extra) lesuren kunnen registreren, zodat het automatisch kan worden gefactureerd. Het is van belang dat de uren kunnen worden bijgehouden in een handzaam systeem, zodat het gemakkelijk en direct op de juiste wijze wordt geregistreerd, zodat er geen omzet wordt misgelopen.


In de vorige situatie werden de uren in een Excel bestand bijgehouden en door middel van de juiste macro’s automatisch doorgestuurd naar het boekhoudpakket, zodat de juiste uren direct konden worden gefactureerd. Nu hebben er binnen de organisatie een aantal updates en aanpassingen plaatsgevonden en kwamen zij erachter dat de Excel niet langer meer naar behoren werkte in samenwerking met Sharepoint. Zo kwam de uitvraag om te bekijken hoe ze dit optimaal konden inrichten binnen de systemen en oplossingen die zij al gebruikten.


PM is aan de slag gegaan en heeft samen met de klant een oplossing bedacht met een programma waar bijna iedereen wel mee werkt, namelijk Outlook. De onderwijzers kunnen nu na afloop hun uren in de agenda binnen Outlook plaatsen, Outlook registreert de uren dan direct in het boekhoudsysteem waardoor de uren tijdig worden gefactureerd.