Is het nodig om een back-up van uw Office 365 omgeving te maken?

Wanneer u zicht afvraagt of u een back-up wilt maken van uw Microsoft Office 365 omgeving, is het antwoord kort gezegd; Ja! Er zijn diverse redenen om een Office 365 back-up te maken, maar de belangrijkste redenen leest u hier;

  • Het voorkomen van onnodig bestandsverlies uit uw documenten, e-mail en bijv. Teams. 
  • U wilt geen downtime met hoge kosten als gevolg, u wilt ook tijdens een storing of hack over uw bedrijfsdata kunnen beschikken. Microsoft neemt geen verantwoordelijkheid over uw bedrijfsgegevens. In een document dat de Microsoft-serviceovereenkomst wordt genoemd, kadert Microsoft volledig af dat in geval van storingen of onderbrekingen zij niet verantwoordelijk zijn voor uw gegevens. Kortom; het beschermen van uw gegevens in Microsoft 365 is uw eigen verantwoordelijkheid.
  • Wanneer er een account wordt verwijderd uit uw Office 365 omgeving, is dit onomkeerbaar en bent u alles kwijt. Met de zekerheid van een externe back-up heeft u de mogelijkheden om gegevens nog terug te halen. 
  • De bewaartijd van verwijderde data in Office 365 is vrij beperkt
    Verwijderde e-mails worden in Office 365 standaard maximaal 30 dagen in de prullenbak bewaard en SharePoint items 93 dagen, hierna wordt de data definitief verwijderd. 
  • U wilt voldoen aan wet- en regelgeving, denk bijv. aan de 3-2-1 back-up regel deze vormt de basis van een veilige back-up oplossing. Met de 3-2-1 regel hanteert u dat er drie kopieën moeten worden gemaakt van uw bedrijfsdata, deze wordt op twee verschillende media opgeslagen en een daarvan is op een externe locatie.
Bij het gebruik van Office 365, gaan veel gebruikers er onterecht vanuit dat Microsoft een back-up van alle data op de Office 365 omgeving maakt. Toch wordt zeker niet alle data eindeloos door Microsoft bewaard, zoals u bovenstaand kunt lezen. Er zijn daarnaast ook meerdere externe beveiligingsbedreigingen voor uw bedrijfsgegevens, denk aan; ransomware, phishing, accountkaping en gegevensdiefstal. Microsoft neemt alleen verantwoordelijkheid over het beschermen van de Microsoft 365-services, maar stelt de gebruiker aansprakelijk voor het beschermen van gegevens, identiteiten en apparaten. 

Wanneer u ervan verzekerd wilt zijn dat u altijd en overal over uw bedrijfsdata kunt beschikken, is het zaak dat u een externe back-up laat maken van de Office 365 omgeving. Niet alleen voldoet u daarmee aan de 3-2-1 regel, maar u heeft ook zelf alles in de hand en bent daarmee niet afhankelijk van externe factoren!